La commune de Bormes les Mimosas située dans le département du Var dispose d’un Musée d’Arts et d’Histoire, créé en 1926, géré par le service culturel de la Municipalité. Le musée abrite notamment une collection de peintures et de sculptures des XIXe et XXe siècles, notamment celles d’Emmanuel-Charles Bénézit. La collection permanente du Musée est labellisée « Musée de France »

La ville de Bormes les Mimosas a souhaité confier à un concessionnaire un parcours muséal en réalité augmentée. Ce concessionnaire, véritable partenaire culturel et économique de la commune, aura en charge d’établir un parcours muséal et son contenu qui sera établi à partir de l’histoire et la culture Borméenne. Il s’agit de mettre à disposition des visiteurs une application en réalité augmentée, pour enrichir l’expérience de visite et augmenter l’attractivité du musée.

Les services de la Ville étant en mesure d’assurer le volet technique de la mission, la commune a souhaité s’appuyer sur un spécialiste pour le montage administratif, juridique et financier de cette concession de service public.

Pour cette mission, les prestations suivantes ont été réalisées :

• Avis d’appel à candidature et publicité

Nous avons relu l’avis d’appel public à la concurrence préparé par la Ville. La Collectivité s’est chargée de l’envoi des avis aux différents organes appropriés et sa publication sur les plateformes de dématérialisation.

• Préparation du Dossier de Consultation des Entreprises

A partir des éléments techniques et premières orientations validées par la Ville, nous avons rédigé le projet de contrat, relu et amendé le règlement de la Consultation préparé par la Ville et construit les cadres de réponses des candidats (dont le cadre de compte d’exploitation prévisionnel).

• Assistance pour les réponses aux candidats

Les candidats ont été amenés, lors de l’élaboration de leurs offres, à demander à la Collectivité, différentes précisions concernant un point technique ou l’interprétation possible du dossier de consultation.

Notre consultant a apporté son soutien à la Collectivité suite aux démarches suivantes :

• Explicitation des enjeux sous-jacents à l’interprétation donnée ;
• Avis motivé sur l’interprétation conforme aux attentes de la Collectivité ;
• Rédaction de la réponse apportée et soumission de cette réponse à la Collectivité.

• Ouverture et analyse des candidatures

Afin d’établir la liste des candidats admis à présenter une offre, l’examen des candidatures réalisé par la Ville a porté sur deux points principaux :

• Les garanties professionnelles et financières des entreprises ;
• L’aptitude des candidats à assurer la continuité du service public et l’égalité entre usagers devant le service.

Nous avons proposé des modèles-types de procès-verbal d’ouverture des plis et de sélection des candidatures.

• Analyse des offres

COGITE a assisté la Collectivité lors de la vérification de la conformité des offres au regard des termes du règlement de la consultation (incluant la préparation du procès-verbal) puis s’est chargé de leur analyse, au regard du respect du dossier de la consultation, et plus généralement du principe d’égalité des candidats.

Nous avons rédigé le rapport d’analyse des offres, qui a mis en évidence les points forts et faibles de chaque offre (sous l’angle du concessionnaire, de la Collectivité, des usagers). Nous avons également à ce stade préparé la stratégie de négociation avec les candidats, par identification des points à discuter.

• Assistance aux négociations

Les négociations ont été menées directement entre la Ville et le Candidat. Nous avons assisté la Collectivité pour affiner sa stratégie de négociation à chaque étape par la production d’un échange initial avec le candidat, puis par la relecture des notes internes produites par les services en vue des rencontres entre M. Le Maire et le Candidat

• Finalisation du contrat et de ses annexes

Après clôture des négociations, nous avons finalisé le contrat avec le Concessionnaire prenant en compte l’ensemble des éléments de l’offre du Candidat. Nous avons également assisté la Ville dans le choix des demandes de variantes contractuelles qu’il était possible voire opportun d’accepter.

• Finalisation de la procédure

Nous avons préparé l’ensemble des pièces nécessaires à la finalisation administrative de la procédure, à savoir le rapport de choix du Maire ainsi que la constitution du dossier de contrôle de légalité. Nous avons relu le projet d’avis d’attribution préparé par la Ville.

La Ville a finalement opté pour un contrat composé des 2 phases suivantes :

• d’abord, une phase de conception, la réalisation et la mise à disposition du système de réalité augmentée dont la durée a été calquée sur le délai prévisionnel de rénovation du musée (14 mois), avec une date prévisionnelle d’inauguration du musée après l’achèvement des travaux de réfection figée au 1^er juillet 2022
• ensuite, une phase d’exploitation et de maintenance du système, d’une durée de (10) dix années pleines, à compter du 1^er juillet 2022.

Le contrat a permis de figer les modalités d’intervention (investissement initial puis exploitation) du Concessionnaire, sans pour autant définir de manière détaillée le contenu final de la scénographie à produire par le Concessionnaire, qui devra encore faire l’objet d’un travail d’approfondissement.